INSURANCE CERTIFICATE REQUEST FORM // FORMULAIRE DE DEMANDE DE CERTIFICATS D'ASSURANCE

SSC Request for Certificate of Insurance

Certificates must be requested by the SSC Chair 

Certificates of Insurance may be issued where proof of insurance is requested by a landlord, association or agency permitting the cadets or the League to operate on their property. These certificates are “event specific” to League activities as authorized and approved by the League but can sometimes be issued for “Block” proof of coverage, for example for use of a facility on a weekly basis during an extended period.

Important things to know when filling out this electronic request form:

Prior to filling out this form, make sure that you have all the information needed from the landlord, corporation or agency you are dealing with.  This includes their deadline to receive proof of insurance, their contact information, street address, email address, phone number, if they require to be added as an additional insured, etc. 

The certificates are immediately forwarded by e-mail to all the parties listed on the request form.  If you are unable to get an email address, it will be your responsibility to provide the certificate of insurance to them

  • starred items = required fields – The starred items on the electronic form correspond to the necessary information the Insurance Company requires to process your request. (You will not be able to submit the form unless these fields are filled. 
  • Avoid using a cadets.gc.ca or forces.gc.ca e-mail address when possible. The DND's strict rules and firewalls, may block the correspondence from unknown senders and strip the attachments.

Following our annual Insurance policy renewal process, certificates can only be requested for the CURRENT TRAINING YEAR (not exceeding June 30th annually).  This certificate of insurance request process should resume by mid-July for any proof of insurance required for the upcoming training year.

The squadron is responsible for submitting annual requests at the start of each training year for the use of a facility for an extended period of time. (ie: a permanent training location)

In the situation where an error was made on the request, you are required to advise the National office. Please send an email to leaguehq@aircadetleague.com providing us with the certificate number so we can ensure this certificate of insurance is canceled/voided. After notifying the National office, please fill and submit a new request. 

If you have any questions, you may contact our office:

Phone:            (613) 729-1941

Toll Free :        1-877-422-6359

E-mail :            leaguehq@aircadetleague.com

 

 

Demande d'un certificat d'assurance pour un CRE

Le certificat doit être demandé par le président du CRE

Des certificats d'assurance peuvent être émis lorsqu'une preuve d'assurance est demandée par un propriétaire, une association ou une agence permettant aux cadets ou à la Ligue d'exercer leurs activités sur leur propriété. Ces certificats sont " spécifiques à l'événement " pour les activités de la Ligue telles qu'autorisées et approuvées par la Ligue, mais peuvent parfois être émis pour une preuve de couverture " en bloc ", par exemple pour l'utilisation d'une installation sur une base hebdomadaire pendant une période prolongée. 

Choses importantes à savoir pour remplir le formulaire de demande électronique :

Avant de remplir ce formulaire, assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires auprès du propriétaire, de la société ou de l'agence avec qui vous faites affaire ; notamment de la date limite de réception, de la preuve d'assurance, de leurs coordonnées, de leur adresse postale, de leur adresse électronique, de leur numéro de téléphone, s’ils exigent d’être ajoutés comme assuré additionnel, etc.

Les certificats seront envoyés par courriel à toutes les personnes/compagnies énumérées dans le formulaire de demande.  Si les adresses électroniques ne sont pas disponibles, ce sera votre responsabilité de leur faire parvenir le/les certificat(s) d’assurance.

  • Articles marqués d’une astérisque = champs obligatoires – les articles marqués d’une astérisque sur le formulaire correspondent à l’information que la compagnie d’assurance exige pour traiter votre demande. (Vous ne pourrez pas soumettre le formulaire à moins que ces champs soient remplis.)
  • Éviter d’utiliser une adresse courriel telle que cadets.gc.ca ou forces.gc.ca. Les règles strictes et le pare-feu du MDN risquent de bloquer la correspondance d’envoyeurs inconnus et éliminer les pièces jointes.

Suivant la procédure de renouvellement annuel de notre police d'assurance, le certificat est valide seulement pour L'ANNÉE D'INSTRUCTION EN COURS (date limite 30 juin annuellement).  Ce processus de demande de certificats d'assurance reprendra à la mi-juillet pour les certificats requis pour toute preuve d'assurance requise pour l'année de formation à venir.

L'escadron est responsable de soumettre des demandes annuelles au début de chaque année d'entraînement pour l'usage d'un local pour une période allongée. (par exemple: l'usage d'un local d'entraînement permanent.)

Dans le cas où une erreur a été commise dans la demande, vous devez en informer le Siège national. Veuillez envoyer un courriel à leaguehq@aircadetleague.com en nous fournissant le numéro du certificat afin que nous puissions nous assurer que ce certificat d'assurance soit annulé. Après avoir avisé le Siège national, veuillez remplir et soumettre une nouvelle demande. 

Téléphone :      (613) 729-1941

Sans-Frais :      1-877-422-6359

Courriel :           leaguehq@aircadetleague.com

Note to Provincial/Territorial Chair ONLY: A Provincial /Territorial Committee (P/TC) Request for Certificate of Insurance is available in the members’ section. Note à l'intention du président provincial/territorial SEULEMENT : Une demande de certificat d'assurance pour le comité provincial/territorial (P/TC) est disponible dans la section des membres. *

SQUADRON INFORMATION // INFORMATION DE L'ESCADRON

NOTE: When possible, please avoid using a cadets.gc.ca or forces.gc.ca e-mail addresses. The DND's strict rules and firewalls, may block the correspondance from unknown senders and strip the attachements.
 
NOTEZ: Si possible, évitez d'inscrire une adresse électronique cadets.gc.ca ou forces.gc.ca, s'il vous plait.  Les règlements et les pare-feux mis en place par le MND préviennent souvent de recevoir les pièces jointes ou la correspondance provenant d'une adresse inconnue.

REQUEST INFORMATION // INFORMATION SUR LA DEMANDE

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SSC Chair's Signature l Signature du président du CRE
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clear

ACTIVITY INFORMATION // INFORMATIONS SUR L'ACTIVITÉ

For which reason is the certificate of insurance is needed? I Pour quelle raison le certificat d'assurance est-il nécessaire? * 🛈
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CORPORATION, LANDLORD, AGENCY INFORMATION // INFORMATION SUR LE PROPRIÉTAIRE, LA SOCIÉTÉ, L’AGENCE

ADDITIONAL CERTIFICATE INFORMATION // INFORMATION ADDITIONELLE POUR LE CERTIFICAT

An additional insured is an entity/company's legal name,  that is added to the insurance certificate.  This then provides coverage under that policy during the course of the event and or rental of premises. Although not all companies you deal with will require this, it is important to be clear on if they wish and need to be added. The question should be asked at all times.  If "yes" you need to ensure and obtain the proper and full legal name of the company along with the complete mailing address to include it in this section.

Un assuré additionnel est une entreprise ou un organisme qui est ajouté au certificat d'assurance. Cela donne certains droits au titre du contrat d’assurance et permet la couverture en vertu de cette politique au cours de l'événement et/ou la location des lieux. Il est important de s'assurer que les entreprises ou organismes avec qui vous faites affaire souhaitent ou non être ajouté au certificat, car ceci n’est pas une obligation avec toutes compagnies. Il serait important ce confirmer cette information avec eu en tout temps. Si «oui» vous devez obtenir le nom propre et légal complet de cette entreprise ainsi que l'adresse postale complète et inclure cette information dans cette section.
Is there any additional companies or organisations who require to be added as additional insured on this certificate of insurance? | Y a-t-il d'autres entreprises ou organisations qui requiert être ajoutées en tant qu'assurés additionnel sur ce certificat d'assurance ? *
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You may use the comments section if you require to include more additional insured parties to this list.
 
Vous pouvez utiliser la section des commentaires ci-bas, s'il est nécessaire d'inclure d'autres assurés additionnels.

ADDITIONAL COMMENTS // COMMENTAIRES ADDITIONELS

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